Politique de confidentialité

Gestion d’actifs Burgundy Ltée (« Burgundy ») s’engage à protéger la vie privée de ses Clients et à assurer la confidentialité des renseignements personnels à leur sujet qu’elle a en sa possession, qu'il s'agisse notamment de renseignements comme le nom, l’adresse, le numéro d’identification aux fins de l’impôt de ses clients ou de leurs administrateurs, leurs dirigeants, leurs propriétaires véritables, leurs employés, leurs agents ou leurs représentants (les « renseignements personnels »). Par ailleurs, Burgundy observe la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au Canada, le règlement intitulé « Regulation S-P » de la Securities and Exchange Commission des États-Unis (SEC) et d’autres règlements applicables, qui exigent que nous adoptions des politiques et des procédures visant à protéger les renseignements personnels des Clients et que nous communiquions ces politiques et procédures aux Clients. Voici les moyens que nous prenons pour honorer ces engagements.

1. Nous demandons à nos Clients uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires.

Tous nos formulaires et les renseignements obtenus des Clients n’ont pour objet que de recueillir l’information requise à des fins contractuelles, de déclarations fiscales ou réglementaires, y compris, mais non de façon limitative, les numéros de sécurité sociale, les renseignements financiers, les exigences relatives à la connaissance du client, les questions d’identification ou les documents qui nous permettent de respecter nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, que nous devons respecter en tant que conseiller et gestionnaire de fonds. Nous utilisons en outre les renseignements que nous communiquent les Clients pour bien comprendre les buts et les objectifs de placement du Client. Cela nous aide à déterminer les placements qui conviennent au Client.

Afin de tenir nos dossiers à jour et complets, nous demandons à nos Clients de nous aviser de tout changement ou correctif devant être apporté à leurs renseignements personnels.

2. Nous protégeons et limitons l’accès aux renseignements personnels des Clients.

Nous conservons les renseignements personnels de nos Clients dans un système informatique auquel seul le personnel autorisé peut avoir accès, au moyen de mots de passe sécurisés. Nous avons installé du matériel informatique antipiratage afin de prévenir l’accès non autorisé à notre système informatique. Aux fins de reprise après sinistre, nous gardons un système informatique en double dans un emplacement extérieur. Ce système prévoit les mêmes mesures de confidentialité et de sécurité que celles qui sont en usage à notre bureau principal. Il se peut également que nous conservions une copie papier des renseignements personnels dans des classeurs à notre bureau principal. Lorsque nous devons conserver des renseignements hors de nos bureaux, l’entreprise chargée de les conserver est tenue par contrat d’adhérer à nos mesures de sécurité et de confidentialité.

3. Fournisseurs de services externes

Nous ne fournissons pas nous-mêmes tous les services qui sont liés à votre relation d’affaires avec nous. Nous pouvons avoir recours à des fournisseurs de services pour exécuter en notre nom des services spécialisés, y compris, mais non de façon limitative, l’émission de chèques, la préparation de vos feuillets d’impôt sur le revenu, l’entreposage de renseignements personnels, le traitement des transactions ou d'autres traitements de données. Ces fournisseurs de services ne sont pas affiliés à Burgundy, et l’impartition ne nécessite pas le consentement du Client, aux termes des règlements applicables. Nos fournisseurs de services peuvent à l’occasion être chargés de traiter des renseignements personnels. Certaines de ces tierces parties peuvent être situées hors du Canada ou des États-Unis ou peuvent héberger une partie des renseignements personnels hors du Canada ou des États-Unis. Il s’ensuit que les renseignements personnels vous concernant peuvent être accessibles à des autorités de réglementation étrangères et assujettis à des lois étrangères. Toutefois, nos fournisseurs de services ne reçoivent que les renseignements nécessaires pour exécuter les services requis. De plus, nous exigeons d’eux qu’ils protègent les renseignements conformément à nos politiques de confidentialité et dans le respect des règles de sécurité propres à leur pays.

4. Nous empêchons la divulgation non autorisée des renseignements personnels des Clients.

Tous les employés de Burgundy et de Beaujolais (division de Burgundy) reçoivent une formation en vue de préserver le caractère privé et la confidentialité des renseignements personnels de nos Clients. Nous exigeons que tous nos employés adhèrent par écrit à notre Code d’éthique, ce qui les oblige contractuellement à respecter et à protéger les renseignements personnels de nos Clients. Nous interdisons la divulgation à un tiers de tout renseignement personnel concernant un de nos Clients sans le consentement explicite de celui-ci, ou à moins que Burgundy ne soit tenue de faire une telle divulgation en vertu de la loi, ou ne soit autorisée à le faire. Nous déchiquetons les documents papier contenant des renseignements personnels de nos Clients avant de les mettre au rebut. Lorsque les renseignements personnels stockés sur support électronique ne sont plus requis à des fins contractuelles ou réglementaires, nous les supprimons de nos systèmes informatiques.

5. Utilisation de renseignements recueillis par Internet.

Si vous utilisez Internet pour communiquer avec nous ou pour accéder à notre site Web, certains renseignements concernant votre ordinateur peuvent automatiquement être générés, recueillis et consignés par des serveurs Web. Ces renseignements peuvent comprendre l’adresse de protocole Internet attribuée à votre ordinateur par votre fournisseur de services Internet, le type de navigateur que vous utilisez, l’emplacement général de votre ordinateur et les pages Web visitées. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour surveiller l’utilisation du site Web, résoudre des problèmes techniques, améliorer la fonctionnalité et évaluer la popularité du site Web.

6. Portail du Client

Internet ne constitue pas un médium sécurisé et la protection de la vie privée, la sécurité et la confidentialité ne peuvent pas toujours être entièrement assurées. Bien que Burgundy mette en œuvre des contrôles de sécurité raisonnables et efficaces pour protéger ses actifs, les Clients qui ont accès au Portail du Client doivent reconnaître que toute utilisation inappropriée du Portail du Client ou l’omission de protéger tout nom d’utilisateur et mot de passe connexes pourrait donner lieu à un accès non autorisé aux renseignements du Client ou à la divulgation non autorisée de ceux-ci. Burgundy ne saurait être tenue responsable des dommages que vous ou toute autre personne pourriez subir à la suite d’une telle atteinte à la confidentialité ou à la sécurité.

7. Sécurité

Burgundy a mis en œuvre un certain nombre de mesures et de processus de sécurité pour assurer la protection contre la perte et le vol des renseignements personnels dont nous avons la garde, et contre l’accès non autorisé à ceux-ci. Seuls les employés de Burgundy et les tiers autorisés qui ont un besoin professionnel légitime ou une obligation légale d’accéder aux renseignements personnels vous concernant ou de les traiter seront autorisés à le faire. L’entrée générale dans nos bureaux est sécurisée et le personnel non autorisé ne peut pas y accéder.

Veuillez faire preuve de prudence et de discernement lorsque vous nous envoyez des renseignements personnels ou en envoyez à d’autres parties par courriel. En raison des risques inhérents associés à la transmission électronique de renseignements sur Internet ou autrement, Burgundy ne garantit pas la sécurité et l’intégrité des communications électroniques envoyées ou reçues relativement aux services qui vous sont fournis.

8. Nous avons un responsable de la protection de la vie privée.

Notre responsable de la protection de la vie privée est chargé de surveiller la réalisation de nos engagements en matière de confidentialité et de former notre personnel sur les questions de politique de confidentialité. Sur demande, les clients peuvent être informés de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels en notre possession, et s’ils souhaitent examiner ces renseignements, ils doivent en faire la demande par écrit, à privacyofficer@burgundyasset.com.

9. Nous ne divulguons des renseignements aux autorités de réglementation et aux organismes publics que lorsque la loi l’exige.

Nous pouvons être tenus de divulguer des renseignements personnels vous concernant à des gouvernements au Canada et à l’étranger, à des organismes gouvernementaux, à des organismes d’application de la loi et à des autorités de réglementation, et nous ne le ferons que lorsque nous y sommes tenus par la loi.

En vertu des pouvoirs conférés par les lois sur les valeurs mobilières, nous pourrions être tenus de fournir certaines coordonnées concernant les investisseurs dans des fonds communs canadiens à la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario (la « CVMO ») et à d’autres organismes de réglementation des valeurs mobilières. Ces renseignements sont recueillis aux seules fins de l’administration et de l’application des lois sur les valeurs mobilières. Si vous êtes un investisseur dans un fonds commun canadien de Burgundy et que vous vous opposez à l’archivage de vos renseignements par Burgundy, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée.

Pour toute question concernant la collecte et l’utilisation de vos renseignements en Ontario, vous pouvez communiquer avec la CVMO, à l’adresse suivante :

Commission des valeurs mobilières de l’Ontario
20, rue Queen Ouest. C. P. 55, bureau 1900
Toronto (Ontario) M5H 3S8

Téléphone : 416 593-8314
Télécopieur : 416 593-8122

Fonctionnaire à contacter au sujet de la collecte indirecte de renseignements :
Commis au soutien administratif
Téléphone : 416 593-3684

10. Avis aux clients concernant cette Politique de confidentialité

La réglementation exige que tous les conseillers en placement fournissent aux consommateurs des avis de confidentialité initiaux et annuels décrivant les pratiques générales de collecte et de partage d’information de la firme. Burgundy fournit des avis initiaux à ses Clients au moment de l’ouverture de comptes, et à tous les ans par la suite.